Geschäftsführerin eines Unternehmerverbandes:
„Wie bauen wir eine neue EDV-Struktur auf, in der jeder Mitarbeiter abteilungsübergreifend Dokumente ablegen und auf sie zugreifen kann?“
Situation:
Die GF des Unternehmerverbandes bemängelt, dass keine transparente Ablage vorhanden ist. Der Überblick über Art, Inhalt und Ort der Dokumente fehlt (ob in Papierform oder elektronisch). Dokumente, die das Haus verlassen, liegen in mehreren Versionen vor. Die Ablage in der EDV erfolgt individuell mitarbeiter- und nicht sachbezogen. Eine Vertretung gestaltet sich schwierig.
Lösungen:
- Erfassung Ist- Zustand und Erstellen eines Aktenplanes, Strukturieren der Papierunterlagen
- Abbildung der vorhandenen EDV Struktur mit Hilfe von Screenshots
- Erarbeitung einer Musterstruktur auf einen Extra- Laufwerk
- Zusätzliche Einrichtung des Ordners „Archiv“ mit den alten Arbeitsständen
- Neuer Hauptordner „alte Struktur“ wird für 6 Monate Übergangsfrist angelegt
- In Einzelgesprächen mit allen Mitarbeitern werden Inhalte neu definiert, zugeordnet, gelöscht oder in das Archiv verschoben
- Der Dateiaustausch erfolgt jetzt per Linkverweis, d.h. es wird immer in der aktuellen Version gearbeitet
Ergebnis nach 150 Stunden innerhalb einiger Monate:
- Die neue Struktur wird vor allen Mitarbeitern und der GF präsentiert
- Durch die sachbezogene Ablage werden die Inhalte allen zugänglich gemacht,
- Mehrfachablagen zu einem Thema sind ausgeschlossen
- Vereinbarungen über Dateinamen sind getroffen
- Das gemeinsame Laufwerk beinhaltet die aktuelle Version der Dokumente
- Arbeitsstände verbleiben auf dem individuellem Laufwerk des Mitarbeiters
Stimmen der Geschäftsführerin und der Mitarbeiter:
„Das Chaos in den elektronischen Dokumenten ist zum Glück beseitigt.
Wir wissen alle, was, wie und wo abzulegen ist. Alles ist transparent.
Gut zu wissen, welche Dokumente nach außen kommuniziert werden können.
Wir müssen aber diszipliniert dran bleiben, damit wir nicht wieder in
unsere alte Arbeitsweise verfallen.“