Mitarbeiter eines Fachverbandes:
“Wie organisieren wir uns, damit unsere Verbandsmitglieder einen deutlichen Mehrwert bekommen? Wie erhalten wir mehr Respekt von den Geschäftsführern?“

Situation:

Die Mitarbeiter sind mit  ihrer gegenwärtigen Arbeitssituation im Verband so unzufrieden, dass sie selber professionelle Unterstützung anmelden. Die administrativen Aufgaben drohen sie zu ersticken, da es keine Abgrenzung von Verantwortlichkeiten und Arbeitsaufgaben gibt. Diese Zeit fehlt für die inhaltliche Arbeit. Die Geschäftsführer vergeben Aufgaben per Zuruf parallel an verschiedene Mitarbeiter. Die Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern ist wenig anerkennend.

Lösungen:

  • In Interviews mit den Mitarbeitern werden alle Aufgaben erfasst und auch persönliche Anliegen der Mitarbeiter  vorgetragen
  • Die Referenten werden innerhalb der Beratung bei den erstmalig durchgeführten Mitarbeitergesprächen unterstützt
  • Nach Analyse der Papierdokumente wird ein Aktenplan erstellt
  • Die Geschäftsführer beziehen die  Referenten jetzt in innerbetriebliche Entscheidungen ein (Organigramm, Personal, Raumpläne)
  • An Hand der Arbeitsaufgaben wird ein Training  von Organisationsprinzipien (Prioritätensetzung, Planung, Umgang mit Störungen, Sitzungsmanagement) mit allen Mitarbeitern durchgeführt 

Ergebnis:

  • Die Geschäftsführer sind nach anfänglicher Skepsis mit in den Beratungsprozess eingestiegen
  • Durch die Funktionsbeschreibung der Arbeitsplätze und die Definition der Prozesse erfolgte eine Umverteilung der Arbeit
  • Die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführern, Referenten und Mitarbeitern wurde klar strukturiert
  • Die externe Erarbeitung eines Leitbildes für den Verband wurde beauftragt
  • Die Stelle eines Assistenten der Geschäftsführung wurde ausgeschrieben

Stimmen der Mitarbeiter:

„Wir sind als Mitarbeiter jetzt ein Team und können mit den Geschäftsführern offener sprechen. Das Arbeitsklima ist viel entspannter. Unsere unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle werden respektiert. Wir können endlich mehr inhaltliche Arbeit leisten und fühlen uns von den  Geschäftsführern anerkannt. Wir haben alle  klar definierte Aufgaben und festgeschriebene Arbeitsabläufe.“

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