Geschäftsführerin eines Jugendverbandes:
„Wie bauen wir die Selbstorganisation unseres Referatsleiters auf, damit er seine  Arbeitsaufgaben effektiv bewältigen kann?“

Situation:

Der Leiter des Hauptreferates ist ein wichtiger Ansprechpartner. Die Geschäftsführerin schätzt ihn, sieht aber auch die hohe Arbeitsbelastung und seine mangelnde Organisation. Im Büro stapeln sich die Papierberge, der E-Posteingang ist voll, Termine werden nicht eingehalten. Daraus ergeben sich Reibungspunkte mit internen und externen Ansprechpartnern, da Zuarbeiten nicht fristgerecht geliefert und Entscheidungen nicht getroffen werden.

Lösung:

  • Der Mitarbeiter führt ein Protokoll über seine Zeitaufwendungen
  • Seine „Zeitdiebe“ werden im persönlichen Gespräch analysiert, Vereinbarungen werden festgehalten
  • Eine Wiedervorlage für Papierdokumente wird am Arbeitsplatz eingerichtet
  • In der EDV werden Arbeitsordner angelegt und die E-Mails kategorisiert
  • Im Outlook werden die jährlichen  Fixtermine eingetragen und Zeiten für die Projektbearbeitung geblockt
  • Es erfolgt an Hand der Aufgaben ein Training zu den Themen: Prioritätensetzung, Umgang mit Unterbrechungen, Perfektionismus, Sofort-Prinzip, Delegation, “Nein-Sagen“, Planungsprinzipien

Ergebnis:

  • Durch Klarheit und Struktur im Kopf, auf dem Schreibtisch und in der EDV konnte die    Arbeit effektiver gestaltet werden
  • Die Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern ist entspannt, da der Referatsleiter jederzeit aussagefähig ist, termingerecht arbeitet und zeitnah reagiert
  • Durch die Projektbearbeitungszeiten kann er wieder häufiger inhaltlich am Stück arbeiten

Stimme des Referatsleiters:

„Es war wie ein Befreiungsschlag, ich habe wieder “Durchblick“ und kann durchatmen. Ich gehe nach einem Arbeitstag mit gutem Gewissen nach Hause und bin nicht mehr in Sorge, dass mir etwas Wichtiges entgangen ist,  ich habe den “Überblick“. Es gelingt mir zu delegieren, auch mal eine Aufgabe abzulehnen und kurze Routineaufgaben sofort zu erledigen. Ich habe Zeit für Strategieüberlegungen gewonnen.“

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