Inhaber einer Großapotheke:
„Wie bekomme ich einen Überblick über alle Geschäftsunterlagen in meinen vier Filialen mit über 50 Mitarbeitern?“
Situation:
Das Unternehmen ist sehr gut organisiert. Der Inhaber möchte aber auch den Überblick, welche Unterlagen an seinen Standorten existieren. Außerdem gibt es im Office Management Unregelmäßigkeiten bei der Gehaltsabrechnung und der Warenwirtschaft, die geklärt werden sollen.
Lösungen:
- Orientierungsgespräch mit dem Inhaber und Zielformulierung
- Durchführung der Interviews mit den Mitarbeitern an allen Standorten
- Erfassung der Unterlagen aller Geschäftsfelder und Standorte
- Präsentation der Grobstruktur für die Papierunterlagen beim GF, nach der Zustimmung die Weiterentwicklung der Feinstruktur
- Konkrete Analyse der Abweichungen in der Administration und daraus folgend die Umverteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Verwaltung
Ergebnis nach ca. 40 Stunden über einen Zeitraum von einigen Wochen:
- Struktur der Papierunterlagen in der Darstellung einer Mind Map
- Erarbeitung von Übersichten über Titel und Standort von Fachliteratur, Bildmaterial, losen Blattsammlungen, Videos, CDs, CD-Roms, Katalogen, Nachschlagewerken und Technischen Dokumentationen
- Erstellen eines „Notfall-Ordners“ für den Fall, dass der Eigentümer ausfallen sollte
Stimme des Eigentümers:
„Durch die detaillierte Mind Map habe ich erstmalig einen Überblick, welche Dokumente sich an welchem Arbeitsplatz befinden. Die einheitliche Beschriftung können wir dann selber durchführen. Vor allem der Vorschlag, „Strategien“ als Ordnungsbegriff zu definieren und in die Struktur zu integrieren, ist zielführend. Die Unterschriftsregelungen und Vollmachten im Notfall-Ordner beruhigen mich sehr, weil die Firma auch geschäftsfähig ist, wenn ich unerwartet ausfallen sollte.“